Certificar bajo la norma ISO 50001 su Sistema de Gestión de la Energía (SGE) garantiza que está bien implementado en su organización – Sistema apoyado por la Gerencia, Procedimientos conocidos por los empleados, Registros actualizados, etc. – pero no siempre asegura su buen desempeño y el cumplimiento de sus objetivos finales. Más allá de la propia certificación, el SGE debe entregar herramientas para cumplir lo siguiente:
- Identificar, organizar y llevar a cabo las mejores medidas de eficiencia energética para su organización.
- Monitorear sus consumos para prevenir desviaciones anormales de los mismos.
- Identificar las mejores prácticas en el mantenimiento de los equipos.
- Seleccionar los nuevos servicios y equipos en base a un estudio que considere los costos globales a lo largo de su vida útil.
- Generar dinámicas orientadas al uso racional de la energía entre los miembros de la organización y su entorno (proveedores, clientes).
Al final, estos 5 objetivos se pueden resumir en una única frase: “Reducir su gasto energético para mejorar la productividad y la competitividad de su organización en el mercado”.
En los últimos años hemos trabajado con varias organizaciones que presentan importantes defectos en sus SGE, que si no se resuelven conducirán a la pérdida de confianza en la eficacia del SGE y, probablemente, el abandono del mismo.
Hemos seleccionado varios errores muy comunes en Sistemas ya implementados y certificados. Los 2 primeros se desarrollan a continuación:
Error 1: El consultor debe apoyar, no realizar
La implementación de un SGE según la norma ISO 50001, requiere de conocimiento técnico– tanto en materia de uso de la energía como organizacional a nivel de Sistemas de Gestión – y una posición externa a la visión del día a día de los integrantes de la organización. Solamente una empresa externa y especializada puede estar en condiciones de ofrecer este servicio. Por lo tanto, a la hora de implementar un SGE, de la misma forma que ocurre con otros Sistemas de Gestión, una organización suele apoyarse en una empresa consultora. En base a su experiencia, este consultor debe mostrar el camino a seguir, apoyar la realización de la revisión energética, aconsejar la instalación de medidores, dar ejemplos de buenas prácticas, capacitar a los empleados, monitorear el avance del proyecto y validar el buen funcionamiento del mismo a través de una auditoria interna. En ningún caso, el consultor debe realizar el proyecto él mismo, sin involucrar al personal de la organización.
Este error típico puede ser causado por la organización – un líder del SGE, designado por la gerencia, a quién no se libera de otras tareas y que no puede realizar los trabajos asociados al SGE – o por el propio consultor – el clásico “es más rápido si lo hago yo y lo envío”. Lo cierto es que siempre se llega al mismo resultado: una vez se acaba la implementación y el contrato del consultor, ya no queda nadie en la empresa para seguir usando, como se debería, el SGE. Nos encontramos regularmente con gestores energéticos que usan sus propias planillas de consumos en lugar de las diseñadas para el Sistema, o con registros de control operacional que se quedan en un archivo digital sin ser utilizados. Estas situaciones pueden llegar a casos extremos: tan solo un año tras la certificación, hemos visto organizaciones que dejan de ocupar totalmente el SGE, siendo incapaces de mantenerlo vivo y útil.
Error 2: Responsables sin tiempo ni autoridad
Aunque involucra a todas las áreas de la organización y todos sus empleados, como cualquier proyecto, el SGE requiere responsables para realizar su monitoreo y asegurarse su buen desempeño: un responsable de la adquisición de datos de consumos, otro de la validación del estudio energético de los equipos a comprar, otro más de la comunicación sobre las mejoras realizadas, otro más del seguimiento de la ejecución de los proyectos de mejoras, etc. Estos responsables forman un Comité de Gestión de la Energía, el cual se reúne periódicamente (cada 2 a 6 meses según la organización, los objetivos y el estado de implementación).
Para realizar correctamente sus nuevas tareas, estos responsables necesitan tiempo en su agenda y autoridad formal en el marco de su área de desempeño. Para garantizarlo, se recomienda:
- Seleccionar responsables para el Sistema que no sean gerentes de división, los cuales nunca tendrán tiempo para monitorear el SGE. Así se evitarían los “No tengo tiempo porque estoy también a cargo de la producción de toda la planta”.
- Añadir las nuevas tareas – y quitar otras – a las funciones oficiales de sus cargos. Esto permite acabar con los “Me pusieron esta pega (“trabajo” en Chile) además del resto, pero como ya estaba hasta arriba antes, estas nuevas tareas pasan a las últimas en mi lista”.
- Integrar oficialmente en el organigrama de la organización y comunicar internamente quiénes son los responsables del SGE. Para prevenir los “He pedido muchas veces por correo los datos de consumo energético, pero no me hacen caso porque no soy del área de operaciones”.
