La experiencia de haber trabajado en más de 90 proyectos de implementación de sistemas de gestión de la energía de acuerdo a la ISO 50.001 nos ha permitido conocer cuáles son los aspectos críticos para lograr el éxito de un proceso de implantación y posterior mantenimiento.
A lo largo de los últimos años hemos participado, directa o indirectamente, en la implementación y revisión del Sistema de Gestión de la Energía (SGE) de diversas organizaciones.
En ocasiones hemos sido los consultores encargados de asesorar a la organización durante el proceso de implementación del SGE, en otros casos hemos desarrollado las auditorías energéticas que dan soporte a la fase de planificación energética del sistema, y no han faltado los clientes que nos han solicitado la revisión de su SGE tras observar que, a pesar de estar certificado, no estaba dando los resultados esperados.
Toda esta experiencia acumulada contempla, no solamente los aspectos que han funcionado bien y se deben considerar como replicables, sino todos aquellos errores cometidos y observados, que obviamente se han de evitar.
Sin entrar al detalle de un documento formal de lecciones aprendidas, estas son a nuestro juicio las claves que se han de tener en cuenta para conseguir que un proyecto de implementación de un SGE finalice de manera exitosa y se mantenga en el tiempo:
Clave 1: Compromiso real de la gerencia
No es suficiente con firmar una política energética. La alta dirección debe manifestar enérgicamente la importancia de la gestión de la energía para la organización, ojalá participando personalmente en las reuniones de lanzamiento del proyecto de implementación del SGE.
Además, la organización debe asumir que la implantación de un SGE requiere un esfuerzo, al menos en dos sentidos;
a) estructural: se debe adaptar, en mayor o menor medida, tanto la estructura organizacional como la física para permitir el buen funcionamiento del SGE;
y b) económico: se deben cubrir costes internos, derivados de horas de trabajo de empleados o acciones de mantenimiento y externos, procedentes de horas de ingeniería, consultoría o implantación de equipos de medida.
Clave 2: Alineamiento de los miembros de la organización
Un SGE no es un proyecto de la Gerencia o del Área de Sustentabilidad sólo. Toda la organización debe de estar alineada, de manera que las diferentes áreas implicadas -mantenimiento, operaciones, calidad, medio ambiente- tomen el SGE como algo propio. Esto pasa necesariamente por mantener al personal informado y comprometido, lo que exige una adecuada comunicación interna.
Clave 3: Equipo de trabajo interno y externo
La formación del equipo de trabajo responsable de la gestión de la energía en el seno de la organización es crucial para la correcta implementación y posterior mantenimiento del SGE.
El caso ideal contempla que dicho equipo esté liderado por una persona implicada y con autoridad suficiente para dinamizar el proyecto. El equipo debe ser equilibrado, por lo que resulta interesante incluir un miembro con un perfil de buen conocedor del aspecto energético y otro con un perfil de buen conocedor de los sistemas de gestión.
Igualmente, la empresa externa implicada en la ingeniería y consultoría necesaria para la implantación debe de poseer experiencia no sólo en sistemas de gestión energética, sino que debe de tener profundos conocimientos sobre energía y sistemas energéticos para desarrollar con garantías la revisión energética, desde la línea base o la detección de puntos de medida a la generación de un balance energético acorde con la realidad de la instalación.
Clave 4: Disponibilidad de datos
El SGE necesita ser alimentado por diferentes datos, generalmente energéticos y de medida de la actividad que se lleva a cabo en las instalaciones. En la medida que estos datos estén disponibles de forma completa y detallada, será posible levantar indicadores y líneas base estadísticamente más solventes y de más provecho para la organización. En el caso de no existir datos históricos, se debe comenzar lo antes posible la recopilación de la información necesaria.
En este sentido, disponer de una adecuada red de captación de datos de naturaleza energética principalmente resulta clave a la hora de dar solidez y fiabilidad al sistema. No consiste en instalar de manera indiscriminada analizadores de red, sino determinar cuáles son los puntos más interesantes en los que medir y desarrollar un proyecto acotado de medición, determinando la mejor tecnología y el nivel de detalle de los datos que se pretende obtener.
